E-Mail-Umzug im Betrieb: Providerwechsel ohne Datenverlust

Ein Postfach ist mehr als seine Nachrichten. Bevor Sie ein Werkzeug auswählen, klären Sie, welche Daten es gibt und auf welchem Weg sie umziehen.

Der Unterschied zwischen IMAP und POP3 entscheidet, wo Ihre alten Mails liegen. Bei IMAP (RFC 9051) bleiben die Nachrichten auf dem Server und werden mit allen Geräten abgeglichen; deshalb lassen sie sich von Server zu Server kopieren. POP3 (RFC 1939) ist dafür gedacht, Mails herunterzuladen und danach in der Regel vom Server zu löschen. Wer seit Jahren per POP3 abruft, hat das Archiv vielleicht nur auf dem Büro-PC. Dann ist dieser Rechner die Quelle, nicht der alte Server.

Kontakte und Kalender laufen über eigene Protokolle, CardDAV (RFC 6352) und CalDAV (RFC 4791). Ob ein Werkzeug sie mitnimmt, hängt vom Anbieter ab. Microsoft schreibt in seiner Dokumentation zur IMAP-Migration, dass dabei nur Elemente aus Posteingang und Mail-Ordnern umziehen, keine Kontakte, Kalenderelemente oder Aufgaben; außerdem höchstens 500.000 Elemente pro Postfach und keine Mail über 35 MB. Der E-Mail-Umzugsservice von IONOS, den der Anbieter mit audriga umsetzt, nennt dagegen E-Mails, Ordnerstrukturen, Kontakte, Kalender und Aufgaben. Lesen Sie also vor dem Start, was Ihr Werkzeug tatsächlich überträgt.

Microsoft beschreibt die Reihenfolge einer IMAP-Migration so: Postfächer beim neuen Dienst anlegen, Inhalte migrieren, danach den MX-Eintrag ändern, das Routing prüfen und erst dann die Synchronisierung beenden. Diese Reihenfolge gilt aus unserer Sicht unabhängig vom Anbieter. Für kleine Betriebe sieht sie so aus:

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   Bestand aufnehmen

   Alle Adressen, Aliasse, Weiterleitungen, Sammeladressen und Geräte auflisten, dazu jedes System, das in Ihrem Namen Mails verschickt: Kontaktformular, Buchung, Rechnungsprogramm, Newsletter, Scanner.

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   Neue Postfächer anlegen und absichern

   Beim neuen Anbieter alle Postfächer und Aliasse anlegen. Das BSI empfiehlt für ein neues Postfach ein starkes, individuelles Passwort und eine Zwei-Faktor-Authentisierung oder einen Passkey.

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   Inhalte kopieren

   Per E-Mail-Programm, Umzugsdienst oder Migrationswerkzeug. Manche Dienste verlangen, dass Quell- und Zielpostfach während des Kopierens unterschiedliche Adressen haben; IONOS nennt das ausdrücklich. Dann arbeitet das neue Postfach vorübergehend unter einer technischen Adresse, bis die Domain umgestellt ist.

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   SPF und DKIM vorbereiten

   Den neuen Anbieter in den bestehenden SPF-Eintrag aufnehmen und dessen DKIM-Schlüssel im DNS veröffentlichen, bevor die erste Mail über die neuen Server hinausgeht.

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   MX umstellen

   Erst jetzt zeigt der MX-Eintrag auf den neuen Anbieter. Senken Sie die TTL einige Zeit vorher, damit die Änderung zügig überall ankommt.

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   Beide Postfächer abrufen und nachkopieren

   Solange zwischengespeicherte DNS-Einträge noch auf den alten Server zeigen, können dort Mails eingehen. Rufen Sie beide Postfächer einige Tage ab oder lassen Sie einen Nachlauf (Delta-Umzug) nur die neuen Nachrichten kopieren.

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   Geräte und Systeme umstellen

   Smartphones, Rechner, Kontaktformular und Buchungssystem mit den neuen Zugangsdaten einrichten, dann eine Testmail in jede Richtung schicken.

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   Das alte Postfach ablösen

   Erst wenn dort nichts mehr eingeht. Das BSI rät, einen alten Account noch einige Wochen zu behalten und nach einem Umzugsservice dessen Passwort zu ändern, damit der Dienst keinen Zugriff mehr hat.

Der MX-Eintrag wird zu früh umgestellt

Zeigt der MX-Eintrag auf den neuen Anbieter, bevor dort alle Adressen angelegt sind, werden Mails an die fehlenden Adressen abgewiesen. Der Absender bekommt eine Fehlermeldung, Sie bekommen nichts. Stellen Sie den MX erst um, wenn jedes Postfach und jeder Alias existiert, und senden Sie danach von einem fremden Konto an jede Adresse eine Testmail.

SPF wird vergessen oder doppelt angelegt

Der SPF-Eintrag nennt alle Server, die für Ihre Domain senden dürfen. Nach RFC 7208 darf eine Domain nur einen solchen Eintrag haben, und die Prüfung darf höchstens zehn DNS-Abfragen auslösen. Wer für den neuen Anbieter einfach einen zweiten SPF-Eintrag anlegt, macht beide unbrauchbar. Ergänzen Sie den bestehenden Eintrag und entfernen Sie den alten Anbieter erst, wenn keine Mail mehr über ihn läuft. Wie wichtig das ist, zeigen die Richtlinien für E-Mail-Absender von Google: Wer an Gmail-Konten sendet, braucht mindestens SPF oder DKIM.

DKIM ist nicht eingeschaltet

DKIM signiert ausgehende Mails; der öffentliche Schlüssel liegt unter einem Selektor im DNS (RFC 6376). Prüfen Sie, ob DKIM beim neuen Anbieter eingeschaltet ist und der Schlüssel veröffentlicht wurde. Haben Sie eine DMARC-Richtlinie (RFC 7489), lassen Sie sie während des Umzugs auf „none“ und verschärfen Sie sie erst, wenn die Berichte zeigen, dass alle Absender korrekt signieren.

Das Archiv wird vergessen

Neben POP3-Archiven auf einzelnen Rechnern gibt es Exportdateien alter E-Mail-Programme, Sammelpostfächer, auf die mehrere Personen zugreifen, und Postfächer ehemaliger Mitarbeiter. Alle gehören in den Bestand, bevor das alte Postfach gelöscht wird. Für Betriebe kommt die Aufbewahrungspflicht hinzu.

Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen fehlen

Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen, die beim alten Anbieter eingerichtet waren, enden mit dem alten Postfach. Das gilt auch für Sammeladressen wie info@ oder termine@, die intern an mehrere Personen verteilt wurden. Legen Sie sie beim neuen Anbieter an, bevor der MX umgestellt wird, und vermeiden Sie Schleifen, bei denen zwei Postfächer sich gegenseitig weiterleiten.

Formulare und Buchung senden weiter über den alten Server

Viele Websites verschicken Kontaktanfragen und Buchungsbestätigungen mit den Zugangsdaten eines Postfachs. Wird dieses Postfach beim alten Anbieter gelöscht, bleiben die Bestätigungen aus, ohne dass es jemand merkt. Bei Buchungssystemen wie dem von Body & Care läuft der Ablauf von der Buchung bis zur Bestätigung automatisch; wer so ein System betreibt, prüft beim Umzug, über welchen Absender die Bestätigungen verschickt werden, und testet danach eine echte Buchung.

Für den E-Mail-Umzug gibt es drei Wege. Das BSI beschreibt in seinem Ratgeber zum Wechsel des E-Mail-Anbieters die ersten beiden: altes und neues Konto im selben E-Mail-Programm einrichten und per IMAP kopieren, oder einen Umzugsservice nutzen, dem Sie die Zugangsdaten des alten Postfachs geben. Das BSI weist darauf hin, dass dieser Service häufig kostenpflichtig ist.

Unsere Sicht: Wenn Sie ein Werkzeug nutzen, nehmen Sie bevorzugt das Migrationswerkzeug des neuen Anbieters. Es kennt das Zielsystem und meldet Fehler dort, wo Sie sie später suchen. Ändern Sie nach dem Kopieren das Passwort des alten Postfachs, wie das BSI empfiehlt. Das Kopieren ist allerdings selten der schwierige Teil; schwierig wird es an den Stellen, an denen DNS, Website und Geräte ineinandergreifen.

Selbst gemacht kostet der Umzug vor allem Zeit. Umzugsdienste und Migrationswerkzeuge der Anbieter haben eigene Preismodelle, die sich ändern können; prüfen Sie sie am Tag der Entscheidung direkt beim Anbieter.

Bei uns ist der E-Mail-Umzug ein Baustein zum Website-Umzug und Relaunch (ab 1.299 € netto zzgl. MwSt.); er wird nach Anzahl der Postfächer berechnet – Preis auf Anfrage. Einzelne Arbeiten, etwa das Nachtragen von SPF und DKIM, rechnen wir mit 89 € netto zzgl. MwSt. pro Stunde ab. Unsere Angebote richten sich an Unternehmen; alle Preise netto zzgl. MwSt. Alle Leistungen stehen unter Preise.

Zieht die Website gleichzeitig um, gehören Weiterleitungen, DNS und die Search Console dazu; die Reihenfolge dafür steht in unserer Checkliste für den Website-Umzug. Wer danach möchte, dass jemand Updates und Sicherungen der Website im Blick behält, findet das unter Wartung und Betreuung.

Bevor Sie den MX-Eintrag umstellen, gehen Sie diese Punkte durch. Sie stehen in der Reihenfolge, in der sie fällig werden.

Bleibt Ihre Domain, bleibt Ihre Adresse, und Sie brauchen keine Mail an Kunden. Ändert sich die Adresse, etwa weil der Betrieb eine eigene Domain bekommt oder den Namen wechselt, informieren Sie Kunden, Lieferanten, Bank, Steuerberatung und Behörden. Das BSI rät außerdem, alle Onlinedienste zu erfassen, bei denen die alte Adresse hinterlegt ist, die Adresse dort zu ändern und einige Wochen eine Weiterleitung von der alten auf die neue Adresse einzurichten.

Schicken Sie die Mail von der neuen Adresse, damit Empfänger sie direkt übernehmen können, und passen Sie am selben Tag Signatur, Website, Impressum und Google-Unternehmensprofil an.

Ein E-Mail-Umzug ist kein großes Projekt, aber einer mit wenig Spielraum für die falsche Reihenfolge. Wie das bei Ihnen konkret aussieht, klären wir im Gespräch.