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Automatisierung

Terminerinnerung per SMS & WhatsApp

Automatische Erinnerungen vor jedem Termin – per E-Mail, SMS oder WhatsApp, für Sie eingerichtet.

Wir richten automatische Bestätigungen und Erinnerungen für Ihre Termine ein: per E-Mail, per SMS über einen SMS-Dienst oder per WhatsApp über die offizielle Business Platform. Für Betriebe mit Terminen – Praxen, Studios, Salons, Werkstätten und Handwerk. E-Mail und SMS zum Festpreis von 299 €, netto zzgl. MwSt.

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Terminerinnerung per SMS & WhatsApp: kurz erklärt

Eine Terminerinnerung ist eine automatische Nachricht vor dem Termin – per E-Mail, per SMS oder per WhatsApp. Rexity Labs UG aus Hermannsburg (Landkreis Celle) richtet sie für Sie ein: angebunden an Ihr Buchungssystem, mit Ihren Texten und zu dem Zeitpunkt, den Sie festlegen. Erinnerungen per E-Mail oder SMS gibt es als Festpreis für 299 €, netto zzgl. MwSt.; für WhatsApp kommt die Anbindung der offiziellen WhatsApp Business Platform dazu.

Gedacht ist das für Betriebe, die von Terminen leben: Praxen, Studios, Salons, Werkstätten und Handwerksbetriebe mit Besichtigungs- oder Montageterminen. Sie müssen nichts programmieren und keine SMS-Software bedienen; wir richten alles ein, testen es mit Ihnen und schalten es nach Ihrer Freigabe live.

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Die Erinnerung gehört zum selben Baustein wie die Bestätigung bei der Buchung und die Nachricht bei einer Stornierung: Ein Termin wird angelegt, und alle Nachrichten dazu laufen automatisch – ohne dass jemand im Team daran denken muss.

Wann Erinnerungen helfen

  • Termine werden vergessen

    Der Termin wurde vor Wochen vereinbart, und im Alltag geht er unter. Eine Nachricht vorher holt ihn zurück ins Gedächtnis – mit Uhrzeit, Adresse und dem, was mitzubringen ist.

  • Absagen kommen zu spät

    Wer nicht kann, merkt es manchmal erst kurz vorher – zu spät, um den Termin neu zu vergeben. Eine Erinnerung mit Vorlauf gibt Kunden die Gelegenheit, rechtzeitig abzusagen.

  • Das Team telefoniert Terminen hinterher

    Statt am Vortag die Terminliste abzutelefonieren, verschickt das System die Erinnerungen selbst. Ihr Team ruft nur noch dort an, wo wirklich etwas zu klären ist.

Drei Kanäle

Welcher Kanal passt, hängt von Ihren Kunden ab; die Kanäle lassen sich kombinieren:

So funktioniert die Erinnerung

  1. Termin im System

    Ein Kunde bucht online, oder Ihr Team trägt den Termin im Buchungssystem ein.

  2. Bestätigung sofort

    Der Kunde bekommt direkt eine Bestätigung mit Tag, Uhrzeit und Ort.

  3. Erinnerung vorher

    Am Vortag oder eine festgelegte Zahl von Stunden vor dem Termin geht die Erinnerung hinaus – den Zeitpunkt bestimmen Sie.

  4. Absagen oder verschieben

    Kann Ihr Buchungssystem Absagen oder Verschieben per Link, steht dieser Link in der Nachricht.

  5. Absage im System

    Sagt jemand ab, wird das im System vermerkt, und der Termin ist wieder frei für andere Kunden.

Was wir einrichten

Zum Festpreis gehört die komplette Einrichtung; den genauen Umfang halten wir im Angebot fest:

  • Bestätigung bei der Buchung, Erinnerung vor dem Termin und Nachricht bei einer Stornierung
  • Die Texte der Nachrichten, abgestimmt mit Ihnen
  • Der Zeitpunkt der Erinnerung, zum Beispiel am Vortag
  • Die Anbindung des SMS-Dienstes oder der WhatsApp Business Platform
  • Einwilligung und Abmeldung, damit nur Kunden Nachrichten bekommen, die zugestimmt haben
  • Ein Testlauf mit Beispielterminen vor dem Start

Datenschutz und Einwilligung

Für Erinnerungen per SMS oder WhatsApp braucht es die Einwilligung des Kunden: Er gibt seine Nummer selbst an und stimmt den Nachrichten zu, zum Beispiel mit einem Häkchen bei der Buchung. Diese Zustimmung wird gespeichert und kann jederzeit widerrufen werden.

Mit dem Versanddienst – dem SMS-Anbieter oder dem Anbieter der WhatsApp Business Platform – schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Datenschutzerklärung Ihrer Website bekommt einen Abschnitt zu den Erinnerungen. Wir bereiten beides vor und stimmen die Texte mit Ihnen ab – eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.

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Wir empfehlen, in Erinnerungen nur zu nennen, was für den Termin nötig ist: Tag, Uhrzeit und Ort. Gerade bei Praxen kann schon der Grund eines Termins sensibel sein.

Laufende Kosten

Unser Festpreis deckt die Einrichtung. Die Versandgebühren pro SMS beziehungsweise die Gebühren der WhatsApp Business Platform gehen direkt an den jeweiligen Anbieter und sind nicht im Festpreis enthalten. Die aktuellen Sätze stehen in der Preisliste des Anbieters; wir rechnen sie im Gespräch für Ihre Zahl an Terminen durch.

Was Terminerinnerungen kosten

Festpreise, netto zzgl. MwSt. Erinnerungen per E-Mail oder SMS sind der Einstieg; die WhatsApp-Anbindung und eine Online-Buchung kommen bei Bedarf dazu.

Alle Preise ansehen →

Aus der Praxis

Body & Care Hermannsburg: buchen und stornieren ohne Anruf

Bei Body & Care Hermannsburg, live seit dem 14.09.2026, buchen Mitglieder ihre Kursplätze online und stornieren selbst, ohne Kundenkonto; der Platz wird sofort wieder frei. Von der Buchung bis zur Bestätigung läuft der Ablauf ohne manuelle Zwischenschritte.

Erinnerungen per SMS oder WhatsApp für einen Kunden zeigen wir hier, sobald sie live sind.

Fallstudie ansehen →
Body & Care Hermannsburg: Website auf dem Handy
Body & Care Hermannsburg: Website mit Online-Kursbuchung für ein Fitnessstudio in Hermannsburg.

FAQ

Was kostet eine Terminerinnerung per SMS?

Die Einrichtung von Erinnerungen per E-Mail oder SMS kostet bei uns 299 € als Festpreis, netto zzgl. MwSt. Dazu kommen die Versandgebühren des SMS-Dienstes pro Nachricht; sie gehen direkt an den Anbieter. Für Erinnerungen per WhatsApp kommt die Anbindung der WhatsApp Business Platform dazu, die zur WhatsApp-Automatisierung gehört (ab 1.299 €).

Brauche ich dafür ein neues Buchungssystem?

Nicht unbedingt. Am einfachsten ist es mit einer Buchung, die wir selbst bauen, etwa als Teil einer Website mit Online-Buchung (ab 1.999 €). Nutzen Sie schon ein anderes System, prüfen wir zuerst, ob es eine Schnittstelle für neue, geänderte und abgesagte Termine hat; davon hängt ab, ob wir die Erinnerung daran anschließen können.

Darf ich Kunden per SMS oder WhatsApp erinnern?

Ja, wenn der Kunde eingewilligt hat: Er gibt seine Nummer selbst an und stimmt den Nachrichten zu, etwa mit einem Häkchen bei der Buchung. Dazu kommen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Versanddienst und ein Abschnitt in Ihrer Datenschutzerklärung. Beides bereiten wir vor; eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.

Können Kunden über die Erinnerung absagen?

Wenn Ihr Buchungssystem Absagen per Link unterstützt, ja: Der Link steht in der Erinnerung, und die Absage wird im System vermerkt. In der Kursbuchung von Body & Care Hermannsburg zum Beispiel stornieren Mitglieder ihre Plätze selbst, ohne Kundenkonto, und der Platz wird sofort wieder frei.

Welche Systeme lassen sich anbinden?

Die Buchungssysteme, die wir selbst bauen, binden wir direkt an. Bei Systemen anderer Anbieter prüfen wir zuerst die Schnittstelle: ob neue, geänderte und abgesagte Termine abgefragt werden können. Erst danach sagen wir Ihnen, ob und zu welchem Festpreis die Anbindung möglich ist.

Wann wird die Erinnerung verschickt?

Den Zeitpunkt legen Sie fest, zum Beispiel am Vortag oder eine bestimmte Zahl von Stunden vor dem Termin. Für Termine, die lange im Voraus gebucht werden, besprechen wir im Gespräch, ob eine zusätzliche Erinnerung einige Tage vorher sinnvoll ist.

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