KI-Assistent fürs Büro
Anfrage rein – Vorgang, Termin und Angebotsentwurf fertig.
Der KI-Assistent fürs Büro nimmt Anfragen aus E-Mail, Formular oder Chat entgegen, sucht die passenden Daten in Ihren Unterlagen und bereitet Vorgang, Terminvorschlag und Angebotsentwurf vor. An Ihre Kunden geht nichts, bevor ein Mensch es freigegeben hat. Rexity Labs aus Hermannsburg (Landkreis Celle) baut ihn zum Festpreis ab 2.999 €, netto zzgl. MwSt. – in einer europäischen Datenzone oder auf einem Server in Ihrem Betrieb.
Bild teilweise bearbeitet oder KI-generiert; dient nur der Veranschaulichung.
Was der KI-Assistent im Büro übernimmt
In vielen Betrieben ist das Büro das, was nach Feierabend übrig bleibt: Anfragen beantworten, Daten zusammensuchen, Angebote schreiben. Diese Schritte bereitet der Assistent vor.
Er liest die eingehende Anfrage, erkennt, worum es geht, und sucht in Ihren freigegebenen Unterlagen, was dazugehört: Kundendaten, frühere Aufträge, Preislisten. Daraus entstehen ein angelegter Vorgang, ein Terminvorschlag und ein Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage.
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Der Assistent entscheidet nichts allein: Jede Antwort, jeder Termin und jedes Angebot wartet auf die Freigabe durch einen Menschen. Regelbasierte Schritte wie das Übertragen von Daten zwischen Programmen (Prozessautomatisierung, kurz RPA) laufen im Hintergrund mit.
Was ist RPA?
RPA steht für Robotic Process Automation, auf Deutsch: robotergestützte Prozessautomatisierung. Gemeint ist Software, die wiederkehrende Büroschritte so erledigt, wie ein Mensch sie klicken und tippen würde: eine eingehende E-Mail oder ein Formular lesen, die Angaben an die richtige Stelle übertragen, die Aufgabe oder den Termin anlegen, die Standardantwort schreiben. Menschen kümmern sich dann nur noch um die Ausnahmen.
Klassische RPA braucht feste Formulare, in denen jedes Feld immer an derselben Stelle steht. Mit einem Sprachmodell davor kann die Software auch freien Text lesen, etwa eine formlos geschriebene E-Mail, und daraus dieselben Angaben gewinnen. Das zeigt die Demo weiter unten.
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Was RPA nicht ist: kein Roboter, der durch das Büro läuft, kein Ersatz für die Entscheidungen Ihrer Mitarbeitenden und kein Zaubermittel für unklare Abläufe. Einen Ablauf, den heute niemand Schritt für Schritt beschreiben kann, kann auch keine Software ausführen. Er wird zuerst geklärt und dann automatisiert.
Drei Beispiele aus Handwerk und Praxis
Beispiele, keine Kundenprojekte: So sieht RPA im Büroalltag aus.
Störungsmeldung im Heizungsbetrieb
Beispiel, kein Kundenprojekt: Eine E-Mail meldet eine ausgefallene Heizung. Die Software liest Name, Adresse und Telefonnummer heraus, legt den Vorgang mit dem Vermerk „dringend“ an und bereitet die Antwort vor. Wer wann fährt, entscheidet weiterhin die Disposition.
Angebotsanfrage beim Malerbetrieb
Beispiel, kein Kundenprojekt: Über das Website-Formular kommt eine Anfrage für zwei Zimmer. Die Software überträgt die Angaben in die Auftragsliste, bemerkt, dass die Adresse fehlt, und entwirft die Rückfrage. Das Angebot rechnet weiterhin eine Fachkraft.
Terminänderung in der Praxis
Beispiel, kein Kundenprojekt: Jemand bittet per E-Mail um einen anderen Termin. Die Software erkennt den Wunsch, sucht im Kalender nach freien Zeiten und schreibt den Antwortentwurf. Freigegeben wird er am Empfang.
Demo
Vom Posteingang zum Auftrag
Probieren Sie den Agenten selbst aus: in einer Sandbox mit einem erfundenen Betrieb, drei Monteuren und einem Kalender. Wählen Sie eine Beispiel-E-Mail oder fügen Sie einen eigenen Text ein.
Demo-Sandbox Beispiel-Betrieb Haustechnik
Ein erfundener Betrieb mit drei erfundenen Monteuren und einem Kalender für die nächsten zehn Werktage. Nichts davon ist echt.
- Neue Anfrage: Der Agent liest die E-Mail, prüft die Angaben und die Dringlichkeit, sucht einen freien Monteur, trägt den Termin ein und schreibt die E-Mails.
- Termin verschieben oder stornieren: Der Agent schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Erst dann ändert sich der Kalender.
- Erinnerungslauf: Jeden Tag um 9:00 Uhr erinnert ein Job an die Termine des nächsten Tages.
Der Agent zeigt jede E-Mail auf dem Bildschirm. Echte E-Mails gehen nur an Ihre eigene Adresse, nachdem Sie sie über einen Link bestätigt haben, und an niemanden sonst.
- TomHeizung, SanitärMo–Fr, 8–17 Uhr
- MaraSanitär, HeizungMo–Do, 8–15 Uhr
- DenizElektroMo–Fr, 10–17 Uhr
Was der Agent tut
Ein echter Aufbau verbindet das Postfach Ihres Betriebs, Ihren Kalender und Ihre Kundenliste. Die Regeln (was ein Notfall ist, welche Zeitfenster gelten, was ein Mensch freigibt) legen wir einmal gemeinsam fest.
Zeitfenster der drei Monteure. „Neu“ sind die Termine, die der Agent in dieser Demo eingetragen hat.
Hier entscheidet ein Mensch. Eine Terminänderung schlägt der Agent nur vor. Der Kalender ändert sich erst, wenn Sie in der Rolle des Büros freigeben.
Ein geplanter Job läuft jeden Tag um 9:00 Uhr. Er sucht alle Termine des nächsten Tages und schreibt jedem Kunden eine freundliche Erinnerung.
Bitte drücken Sie „Lauf jetzt ansehen“, um die Erinnerungen dieses Laufs als E-Mails zu sehen.
Was in dieser Demo geschehen ist, in der Reihenfolge der Ereignisse.
Bitte drücken Sie „Demo zurücksetzen“, um Kalender, Freigaben, Postausgang und Protokoll neu zu beginnen.
So funktioniert's
Der Assistent bereitet vor, Ihr Team entscheidet.
Erfassen
Anfrage kommt herein
Anfragen aus E-Mail, Website-Formular oder Chat landen an einer Stelle – mit Name, Anliegen und Rückrufnummer.
Daten finden
Der Assistent sucht heraus, was Sie dazu schon haben: Kundendaten, frühere Aufträge, Preislisten, Unterlagen.
Vorbereiten
Vorgang, Termin, Angebotsentwurf
Er legt den Vorgang an, schlägt einen Termin vor und schreibt den Angebotsentwurf.
Freigeben
Ein Mensch prüft den Entwurf, ändert ihn, gibt ihn frei – oder verwirft ihn.
- Freigeben
- Ändern
- Verwerfen
Senden und protokollieren
Erst nach der Freigabe geht etwas hinaus. Jeder Schritt steht im Protokoll.
Was dazugehört
- Anbindung an Postfach, Website-Formular und Kalender
- Eine Wissensbasis aus Ihren Preislisten, Vorlagen und Unterlagen
- Entwürfe für Antworten, Termine und Angebote in Ihrer Vorlage
- Eine Freigabe-Ansicht: prüfen, ändern, senden
- Ein Protokoll jedes Schritts
Was Sie bekommen
- Anfragen, die nicht liegen bleiben
- Angebotsentwürfe, die auf Ihre Freigabe warten statt auf den Feierabend
- Weniger Abtippen zwischen Programmen
Für wen
Für Betriebe, in denen das Büro nebenher läuft: Handwerk, Werkstatt, Service-Center, Praxis.
Technologie
- n8n
- EU-hosted LLM
Beispiel-Szenario
Beispiel-Szenario: Heizungs- und Sanitärbetrieb
Ein Beispiel, kein Kundenprojekt: ein Heizungs- und Sanitärbetrieb, dessen Monteure tagsüber beim Kunden sind. Das Telefon im Büro ist oft besetzt, Anfragen kommen zusätzlich per E-Mail und über die Website, und Angebote entstehen abends.
| Schritt | Heute | Mit dem KI-Assistenten |
|---|---|---|
| Anfrage | Die E-Mail wartet, bis jemand im Büro Zeit hat. | Der Assistent erfasst die Anfrage, legt den Vorgang an und markiert, welche Angaben noch fehlen. |
| Termin | Der Vor-Ort-Termin wird per Rückruf vereinbart, manchmal erst nach mehreren Versuchen. | Er schlägt freie Zeiten aus dem Kalender vor. Das Büro bestätigt den Vorschlag. |
| Angebot | Das Angebot wird abends aus alten Angeboten und der Preisliste zusammengestellt. | Er entwirft das Angebot aus Vorlage und Preisliste. Der Meister prüft Mengen und Preise, ändert und gibt frei. |
| Versand | Das Angebot geht hinaus, wenn es fertig ist. | Es geht erst nach der Freigabe an den Kunden. |
Beispiel-Szenario
Beispiel-Szenario: Service-Center mit Auftragsliste
Ein zweites Beispiel, ebenfalls kein Kundenprojekt: ein Service-Center, das Fahrzeuge zur Wartung annimmt. Eine Frage kommt immer wieder: „Ist mein Fahrzeug fertig?“ Die Antwort steht in der Auftragsliste, aber jemand muss nachsehen und sich melden.
| Schritt | Heute | Mit dem KI-Assistenten |
|---|---|---|
| Frage | Der Kunde ruft an oder schreibt. Die Annahme unterbricht ihre Arbeit und sucht den Auftrag. | Der Assistent findet den Auftrag in der Liste und liest den Status: in Arbeit, wartet auf ein Teil, fertig. |
| Antwort | Die Auskunft kommt per Rückruf, wenn Zeit ist. | Er entwirft die Antwort mit Status und Abholzeit. Die Annahme prüft sie und sendet sie ab. |
| Unklare Fälle | Wie es weitergeht, hängt davon ab, wer gerade erreichbar ist. | Steht der Status nicht eindeutig in der Liste, entwirft der Assistent keine Antwort, sondern gibt die Frage an die Werkstattleitung. |
Fachkräfte fehlen – Routine muss nicht am Menschen hängen
In Handwerksberufen konnten 2025 rechnerisch knapp 100.000 offene Stellen nicht besetzt werden, fast jede zweite. Allein in der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik fehlten rund 10.900 Fachkräfte. Das zeigt eine Auswertung des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA) am Institut der deutschen Wirtschaft.
Zugleich setzen laut einer Bitkom-Befragung von 504 Handwerksbetrieben erst 4 Prozent künstliche Intelligenz ein; 72 Prozent sagen, sie hätten zu viel zu tun, um sich mit der Digitalisierung zu beschäftigen. Ein Assistent ersetzt keine Fachkraft. Er nimmt ihr die Schritte ab, für die es keinen Meisterbrief braucht.
Lokale KI für Unternehmen oder europäische Cloud: wo der Assistent läuft
Sie wählen, wo die KI arbeitet. Im Standard läuft der Assistent in unserer Cloud-Umgebung. Anfragen und Unterlagen werden dabei von einem Sprachmodell in der europäischen Datenzone unseres Cloud-Anbieters verarbeitet: in EU-Mitgliedstaaten, je nach Anbieter auch in EFTA-Staaten wie Norwegen oder der Schweiz. Sie werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Technische Basis: GPT über Microsoft Azure OpenAI in der EU-Datenzone. Wir schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
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Auf Wunsch läuft die Lösung auf einem Server in Ihrem Betrieb. Dann bleiben die Daten in Ihrem Haus. Dort arbeitet ein offenes Sprachmodell. Welche Aufgaben es gut löst und wo die Cloud-Variante im Vorteil ist, klären wir im Gespräch.
Was der KI-Assistent fürs Büro kostet
Festpreise, netto zzgl. MwSt. Den genauen Preis nennen wir nach einem kurzen Gespräch, wenn der Umfang klar ist.
Was der Assistent nicht tut
- Er sendet nichts selbstständig: keine E-Mail, kein Angebot, keine Terminzusage ohne Freigabe.
- Er trifft keine rechtlichen oder steuerlichen Entscheidungen und ersetzt keine Beratung.
- Er legt keine Preise fest: Er rechnet mit Ihrer Preisliste, und Sie prüfen das Ergebnis.
- Er soll nicht raten: Fehlende Angaben markiert er als offen.
So läuft das Projekt ab
Gespräch
30 Minuten, kostenlos: Welche Anfragen kommen herein, und was passiert heute damit?
Ablauf aufnehmen
Wir schreiben den Weg von der Anfrage bis zum Angebot auf und legen fest, an welchen Stellen ein Mensch freigibt.
Bauplan und Festpreis
Sie bekommen Bauplan, Demo und ein Festpreis-Angebot ohne versteckte Kosten.
Bauen, testen, begleiten
Wir testen mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Live geht der Assistent erst nach Ihrer Freigabe; danach verbessern wir ihn anhand der Fälle, die tatsächlich kommen.
FAQ
Wie entscheiden Sie, was zuerst automatisiert wird?
Wir starten dort, wo die Zeitersparnis am größten und das Risiko am geringsten ist.
Was ist RPA?
RPA (Robotic Process Automation) ist Software, die wiederkehrende Büroschritte so ausführt, wie ein Mensch sie klicken und tippen würde: Anfrage lesen, Angaben übertragen, Aufgabe oder Termin anlegen, Standardantwort schreiben. Mit einem Sprachmodell davor liest sie auch freien Text statt nur feste Formulare. Die Ausnahmen und die Entscheidungen bleiben bei Menschen.
Was macht ein KI-Assistent im Büro?
Er nimmt Anfragen auf, sucht die passenden Daten in Ihren Unterlagen und bereitet Vorgang, Terminvorschlag und Angebotsentwurf vor. Ein Mensch prüft und gibt frei. Wir richten ihn auf Ihre Abläufe, Vorlagen und Programme ein.
Verschickt der Assistent selbstständig E-Mails oder Angebote?
Nein. Er schreibt Entwürfe. Antworten, Terminzusagen und Angebote gehen erst hinaus, wenn jemand in Ihrem Betrieb sie freigegeben hat. Jeder Schritt wird protokolliert.
Kann KI Angebote für einen Handwerksbetrieb erstellen?
Einen Entwurf, ja: aus Ihrer Vorlage, Ihrer Preisliste und den Angaben aus der Anfrage. Aufmaß, Mengen und Preise prüft weiterhin eine Fachkraft, denn der Assistent kennt die Baustelle nicht. Er spart das Zusammensuchen und Abtippen, nicht die fachliche Entscheidung.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
In der Cloud-Variante erfolgt die KI-Verarbeitung in europäischen Rechenzentren, in der europäischen Datenzone unseres Cloud-Anbieters. Auf Wunsch läuft die Lösung auf einem Server in Ihrem Betrieb. Dann bleiben die Daten in Ihrem Haus.
Was kostet der KI-Assistent fürs Büro?
Den KI-Assistenten fürs Büro gibt es ab 2.999 € als Festpreis, netto zzgl. MwSt. Den genauen Preis nennen wir nach einem kurzen Gespräch, wenn der Umfang klar ist.
Ein Projekt im Kopf?
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