Schließen
Termin buchen

Wir antworten innerhalb eines Tages.

Automatisierung

WhatsApp-Automatisierung & Erinnerungen

Jeden Chat beantworten, Tag und Nacht.

Automatisierte WhatsApp-Business-Flows, die Leads qualifizieren, häufige Fragen beantworten und Termine buchen — über die offizielle API, mit Opt-in.

Gespräch starten

WhatsApp-Automatisierung für Betriebe

Rexity Labs UG aus Hermannsburg (Landkreis Celle) automatisiert WhatsApp Business für kleine und mittlere Betriebe in Niedersachsen: häufige Fragen beantworten, Termine buchen und an Ihr Team übergeben – über die offizielle WhatsApp Business API und nur mit Opt-in. WhatsApp-Automatisierung gibt es ab 1.299 € als Festpreis, netto zzgl. MwSt.

Viele Kunden schreiben lieber eine WhatsApp, als anzurufen – auch abends und am Wochenende. Mit einer WhatsApp-Business-Automatisierung bekommen sie sofort eine Antwort: auf häufige Fragen, mit freien Terminen oder mit dem Hinweis, dass sich Ihr Team meldet.

Mehr lesen

Wir bauen das über die offizielle WhatsApp Business API. Kunden schreiben Ihnen nur, wenn sie das wollen (Opt-in), der Assistent gibt sich als Assistent zu erkennen, und ein Mensch ist immer nur einen Schritt entfernt.

Geeignet ist das für Betriebe, deren Kunden bereits über WhatsApp schreiben: Salons und Studios mit vielen Terminfragen, Werkstätten mit Rückfragen zu Preisen und Abholung, Praxen mit organisatorischen Fragen.

Typische Situationen

Erinnerungen zuerst, WhatsApp danach

Die meisten Betriebe fangen nicht mit WhatsApp an, sondern mit automatischen Erinnerungen. Beides baut aufeinander auf:

So funktioniert's

Jede WhatsApp-Nachricht durchläuft denselben sicheren, nachvollziehbaren Pfad. Der Assistent beantwortet, was er kann, qualifiziert und bucht, wo es hilft, und übergibt alles Sensible direkt an Ihr Team — mit dem vollen Kontext.

  1. Kundennachricht · WhatsApp Business API

    Ein Kunde schreibt Ihre Nummer an

    Das Gespräch beginnt auf dem Kanal, den sie ohnehin nutzen. Nachrichten kommen über die offizielle WhatsApp Business API — Opt-in durchgängig gewahrt.

  2. Der Assistent erkennt die Absicht

    Er klassifiziert, was die Person wirklich will — eine Frage, ein Angebot, eine Buchung oder etwas, das nur ein Mensch erledigen sollte.

  3. Er antwortet oder handelt

    Häufige Fragen werden sofort aus Ihren freigegebenen Inhalten beantwortet; qualifizierende Fragen erfassen den Lead; Buchungsanfragen bieten echte Zeitfenster an.

    • FAQ beantworten
    • Lead qualifizieren
    • Termin buchen
    • An Mensch übergeben

  4. Komplexe Fälle gehen an einen Menschen

    Alles Sensible oder außerhalb des Rahmens wird mit dem vollen Gesprächskontext an Ihr Team übergeben — nichts geht bei der Übergabe verloren.

  5. Im CRM protokollieren & Team benachrichtigen

    Alles wird protokolliert

    Jedes Gespräch landet mit Ergebnis in Ihrem CRM — ein sauberer, nachvollziehbarer Verlauf, mit dem Sie zum richtigen Zeitpunkt nachfassen können.

Was dazugehört

  • WhatsApp Business API-Setup
  • Lead-Qualifizierungs-Flows
  • FAQ- und Buchungs-Automatisierung
  • Human Handoff für komplexe Fälle

Was Sie bekommen

  • Sofortige Antworten, auch nach Feierabend
  • Mehr qualifizierte Leads, weniger manuelle Triage
  • Konforme Opt-in-Kommunikation

Für wen

Für Unternehmen, deren Kunden bereits über WhatsApp schreiben.

Technologie

  • WhatsApp Business API
  • Twilio
  • n8n
  • HubSpot

Was wir konkret bauen

  • Die Einrichtung der offiziellen WhatsApp Business API
  • Gesprächsabläufe für Fragen, Terminbuchungen und Anfragen
  • Antworten aus Ihren freigegebenen Inhalten
  • Regeln für die Übergabe an Ihr Team, mit dem ganzen Gesprächsverlauf
  • Opt-in und Abmeldung, damit die Kommunikation sauber bleibt
  • Ein Protokoll jedes Gesprächs mit Ergebnis in Ihrer Kundenverwaltung

Opt-in und Datenschutz: was erlaubt ist

Wir setzen ausschließlich die offizielle WhatsApp Business Platform ein, nicht die private App und keine inoffiziellen Werkzeuge. Nachrichten an Kunden setzen deren Einwilligung voraus: Der Kunde gibt seine Nummer selbst an und stimmt zu, über WhatsApp kontaktiert zu werden – zum Beispiel mit einem Häkchen bei der Buchung. Diese Zustimmung wird gespeichert und kann jederzeit widerrufen werden.

Mit dem Anbieter der Plattform schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Datenschutzerklärung Ihrer Website bekommt einen Abschnitt zu WhatsApp. Wir bereiten beides vor und stimmen die Texte mit Ihnen ab – eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.

Mehr lesen

Jeder Flow hat einen Ausgang zum Menschen: Wer „Mitarbeiter“ schreibt oder eine Frage stellt, die der Assistent nicht kennt, landet bei Ihrem Team – mit dem bisherigen Gesprächsverlauf.

So läuft das Projekt ab

  1. Gespräch

    30 Minuten, kostenlos: Worüber schreiben Ihre Kunden heute, und was soll automatisch passieren?

  2. Gespräche kartieren

    Wir schreiben die Abläufe auf, die Ihre Kunden wirklich starten – Fragen, Buchungen, Rückfragen.

  3. Bauplan und Festpreis

    Innerhalb einer Woche: Bauplan, Demo und ein Festpreis-Angebot ohne versteckte Kosten.

  4. Bauen und verbinden

    Offizielle Schnittstelle, Ihre Kundenverwaltung, klare Übergaberegeln – getestet mit echten Beispielen.

  5. Start und Verfeinerung

    Nach Ihrer Freigabe geht der Assistent live; anhand echter Gespräche verbessern wir die Abläufe.

Was WhatsApp-Automatisierung kostet

Festpreise, netto zzgl. MwSt. Die Erinnerungen per E-Mail oder SMS sind der Einstieg; WhatsApp-Flows und ein FAQ-Chatbot bauen darauf auf. Laufende Kosten Dritter, etwa Nachrichtengebühren, stehen einzeln im Angebot.

Alle Preise ansehen →

Aus der Praxis

Fahrzeugpflege Celle: vom Nachrichten-Pingpong zur festen Buchung

Bei einem Fahrzeugpflege-Betrieb in Celle liefen Termine über Telefon und Nachrichten. Heute buchen Kunden online, und im Verwaltungsbereich erreicht der Inhaber jeden Kunden mit einem Tipp per Anruf oder WhatsApp.

Eine WhatsApp-Automatisierung für einen Kunden zeigen wir hier, sobald sie live ist.

Fallstudie ansehen →

FAQ

Merken Kunden, dass es automatisiert ist?

Wir sind transparent über den Assistenten, und ein Mensch ist immer nur einen Schritt entfernt.

Was kostet die WhatsApp-Automatisierung?

Die WhatsApp-Automatisierung gibt es ab 1.299 € als Festpreis, netto zzgl. MwSt. Laufende Kosten Dritter wie Nachrichtengebühren sind nicht enthalten und stehen einzeln im Angebot.

Kann der Assistent Termine buchen?

Ja. Bei Buchungsanfragen bietet er echte freie Zeitfenster an. Sensible oder unklare Anfragen gibt er mit dem Gesprächsverlauf an Ihr Team weiter.

Wo sehe ich die Gespräche?

Jedes Gespräch wird mit Ergebnis protokolliert und landet in Ihrer Kundenverwaltung, damit Sie zum richtigen Zeitpunkt nachfassen können.

Ist WhatsApp-Automatisierung DSGVO-konform?

Sie kann es sein, wenn drei Dinge stimmen: die offizielle WhatsApp Business Platform statt der privaten App, eine dokumentierte Einwilligung jedes Kunden (Opt-in) und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Plattform-Anbieter. Genau so setzen wir jeden Flow auf. Eine Rechtsberatung ersetzen wir nicht.

Brauchen meine Kunden ein Opt-in?

Ja. Ohne Einwilligung darf ein Betrieb keine WhatsApp-Nachrichten schicken. Das Opt-in holen wir dort ein, wo der Kunde ohnehin seine Nummer angibt: bei der Buchung, im Formular oder im ersten Chat, den der Kunde selbst beginnt.

Was kostet die WhatsApp Business Platform selbst?

Der Betreiber der Plattform berechnet Gebühren pro Gespräch beziehungsweise pro Nachricht, abhängig von Land und Nachrichtentyp; diese Kosten gehen direkt an den Anbieter und sind in unserem Festpreis nicht enthalten. Die aktuellen Sätze stehen in der Preisliste des Anbieters; wir rechnen sie im Gespräch für Ihren Fall durch.

Kann ein Mensch das Gespräch übernehmen?

Immer. Jeder Flow hat eine Übergabe an Ihr Team, und Sie sehen alle Gespräche in einer Übersicht. Der Assistent beantwortet Routinefragen und bucht Termine; alles andere bleibt bei Menschen.

Verwandte Leistungen

Ein Projekt im Kopf?

Erzählen Sie uns, was Sie bauen. Wir antworten innerhalb eines Tages.

Termin bucheninfo@rexity.ai